Import en masse de scouts

L'import en masse sert à faire entrer dans SYGADES un effectif déjà connu sur le terrain (cahier d'unité, tableur du Conseil de Groupe) sans saisir les fiches une par une. C'est l'outil de démarrage d'une unité ou d'un groupe.

Y accéder

Sidebar → Scouts → bouton Importer, ou directement /scouts/import.

Il faut la permission de créer des scouts (scouts.create) : Chef d'unité, Chef de groupe et au-dessus. Tu ne peux importer que dans les unités de ton périmètre.

Le principe : valider d'abord, créer ensuite

L'import se fait en 3 étapes, et rien n'est écrit avant l'étape 3 :

Étape 1 — Chargement    →  tu colles ou déposes ton tableur
Étape 2 — Revue         →  SYGADES vérifie chaque ligne, ZÉRO écriture
Étape 3 — Confirmation  →  seules les lignes que tu as cochées sont créées

C'est volontaire : la machine propose, l'humain tranche.

Étape 1 — Préparer et charger le tableur

Prépare un onglet par unité dans ton tableur, puis copie-colle son contenu (ou dépose un fichier .csv / .tsv). La première ligne doit contenir les en-têtes ; l'ordre des colonnes est libre, le rapprochement se fait par nom.

Colonnes obligatoires

Colonne	Contenu
org_unit_code	Le code de l'unité de rattachement (voir ci-dessous)
unit_branch_code	MEUTE (Louveteaux), TROUPE (Éclaireurs) ou COMMUNAUTE (Routiers)
prenom	Prénom(s)
nom	Nom de famille
sexe	M ou F (détermine le format du matricule)

Colonnes optionnelles

date_naissance, lieu_naissance, telephone, email, adresse, groupe_sanguin, piece_identite (n° de pièce d'identité / NIN), contact_urgence_nom, contact_urgence_tel, contact_urgence_lien, progression_actuelle.

Tout le reste peut rester vide : un effectif de terrain est rarement complet et l'import ne doit pas être bloqué pour autant (doctrine R8). Les trous se comblent plus tard, fiche par fiche.

Où trouver le code de l'unité

Sidebar → Administration → Structures : ouvre l'unité et utilise le bouton copier le code. Colle-le tel quel dans la colonne org_unit_code.

progression_actuelle — la photo du jour, pas l'historique

Cette colonne pose une progression de départ (« baseline ») : le niveau où en est le scout aujourd'hui. SYGADES n'invente pas l'historique des étapes franchies avant l'import — il n'a pas les dates ni les validateurs, et une progression certifiée ne s'improvise pas. Si le code est inconnu ou incompatible avec la branche, le scout est quand même créé et l'étape 3 affiche un avertissement sur cette ligne.

Étape 2 — La revue

SYGADES analyse chaque ligne et rend un verdict. Quatre compteurs en tête de page : Nouveaux, Doublons probables, Conflits, Total lignes.

Verdict	Sens	Case cochée par défaut
🟢 Nouveau	Aucune fiche existante ne correspond → création	✅ oui
🟠 Doublon probable	Une fiche existante ressemble fortement à cette ligne	❌ non — à toi de décider
🔴 Conflit	La ligne est inexploitable en l'état	⛔ non cochable

Pourquoi un conflit ?

• org_unit_inconnue — le code d'unité n'existe pas
• org_unit_pas_unite — le code désigne un groupe/district, pas une unité
• org_unit_hors_perimetre — cette unité n'est pas dans ton périmètre
• champ_obligatoire_manquant:... — prénom, nom ou sexe absent
• sexe_invalide — valeur autre que M / F

Corrige le tableur et recharge : un conflit ne se force pas.

Comment le doublon est détecté

Le doublon ne se déclenche que sur un signal fort :

• matricule identique (si la colonne est fournie), ou
• pièce d'identité identique, ou
• email identique, ou
• nom + prénom complets qui correspondent (dans les deux ordres)

Un simple homonyme de patronyme (même nom de famille, prénom différent) est traité comme Nouveau : dans un groupe, les fratries et les patronymes répandus sont la norme, ils ne doivent pas bloquer l'import.

Pour chaque doublon, SYGADES affiche la ou les fiches candidates (nom, matricule, unité, score de ressemblance). Si c'est bien la même personne, laisse la case décochée : on ne recrée jamais une fiche pour quelqu'un qui existe déjà (doctrine R2 — une personne, un matricule, à vie). Si c'est un homonyme réel, coche la ligne.

Étape 3 — Confirmation

Les lignes cochées sont créées une par une. Le résumé affiche Créés avec succès et Échecs, ligne par ligne, avec le message d'erreur ou l'avertissement de progression le cas échéant. Un échec sur une ligne n'interrompt pas les autres.

Les scouts créés reçoivent leur matricule SN-{1|2}-YYYY-NNNNN et apparaissent immédiatement dans la liste Scouts.

Bonnes pratiques

1. Une unité à la fois. Un onglet = une unité = un import. Les erreurs de code d'unité sont la première cause de conflits.
2. Commence petit. Passe 5 lignes en revue avant de charger les 120 : tu valides tes en-têtes et tes codes sans produire 120 conflits.
3. Ne relance pas un import « pour voir ». Un ré-import du même fichier ressort en Doublons probables — c'est le filet de sécurité, pas une invitation à confirmer.
4. Après l'import, complète les fiches médicales et les contacts d'urgence depuis chaque fiche scoute : ce sont les données qui manquent le plus souvent dans un tableur de terrain.

Voir aussi

• Chef d'unité — gérer mes scouts
• Module Structures — trouver le code d'une unité
• Chef d'unité — saisir une progression