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Publier une lettre circulaire / information officielle

Le module Informations te permet de diffuser une communication descendante officielle (lettre circulaire, mémo, annonce) à tout ton groupe ou à une sélection précise de destinataires. Chaque publication déclenche :

  • Une notification in-app (cloche 🔔) chez chaque destinataire
  • Un email chez chaque destinataire (avec ton logo en en-tête)
En une phrase

Tu rédiges depuis le module Informations, tu choisis qui doit recevoir (tous les responsables, une unité précise, une branche), tu publies — et les emails partent automatiquement.

1. Ouvrir le module Informations​

Dans la barre latérale gauche, clique sur Informations.

Sidebar Informations — placeholder

Tu arrives sur la liste des informations de ton groupe :

  • Brouillons : tes informations en cours de rédaction (visibles seulement par toi)
  • Publiées : les informations diffusées
  • Archivées : les anciennes informations retirées

2. Créer un brouillon​

Clique sur le bouton vert Nouvelle information en haut à droite.

Bouton Nouvelle information — placeholder

Une fenêtre s'ouvre. Tu dois renseigner :

ChampCe que ça veut dire
Titre ⭐Le titre de la lettre circulaire, lisible en un coup d'œil (ex: "Préparation du grand jamboree 2026")
Contenu ⭐Le texte complet de l'information. Saute des lignes pour aérer.
PrioritéNormale (gris), Importante (orange), Urgente (rouge). L'email aura un bandeau coloré et un préfixe [URGENT] ou [Important] dans son objet.
Cibles email ⭐Qui doit recevoir cette info. Voir la section suivante.

⭐ = obligatoire.

Dialog Nouvelle information — placeholder

remarque

Tu peux d'abord créer un brouillon sans cibles et compléter plus tard avant de publier. Tant que c'est en Brouillon, personne d'autre ne le voit.

3. Choisir les cibles email​

C'est ici que tu décides qui reçoit la lettre. Tu peux cocher plusieurs cibles à la fois (très utile pour reproduire une vraie lettre circulaire qui s'adresse à plusieurs publics).

Selon ton niveau, tu vois jusqu'à 3 types de cibles :

🟢 Périmètre (toujours disponible)​

"Tous les responsables de mon groupe (Conseil de Groupe)"

Coche cette case si ta lettre s'adresse à tous les responsables de ton groupe : chefs d'unité, adjoints, secrétaire de groupe, etc. — toutes les unités confondues.

C'est l'équivalent papier de "Aux chefs et cheftaines" ou "Au Conseil de Groupe".

🟡 Sous-périmètre (cible une unité spécifique)​

"Tous les responsables d'un sous-périmètre"

Si ta lettre s'adresse à une unité précise (ex: juste la Meute des Louveteaux pour préparer une sortie), coche cette option puis sélectionne l'unité dans la liste qui apparaît.

Tu peux cocher plusieurs sous-périmètres (ex: Meute + Troupe ensemble).

🟠 Branche (cible toutes les unités d'une même branche)​

"Tous les responsables d'une branche du périmètre"

Pour un groupe qui a plusieurs unités d'une même branche (ex: deux Meutes), tu peux cocher Branche puis sélectionner :

  • Louveteaux
  • Éclaireurs
  • Routiers

L'email partira aux chefs et cheftaines de toutes les unités de cette branche dans ton groupe.

Combiner les cibles

Tu peux cocher plusieurs cibles ensemble. Exemple : Périmètre + Branche Louveteaux enverra à tout le Conseil de Groupe ET en plus aux Maîtrises des Meutes (qui seraient déjà dedans, mais on évite les doublons : 1 personne reçoit 1 seul email).

Selector multi-cibles — placeholder

4. Sauvegarder le brouillon​

Clique Créer en brouillon en bas du dialog. Tu es redirigé vers la page détail de l'information. Statut : Brouillon.

À ce stade :

  • ✅ Tu peux relire et modifier (bouton Modifier le brouillon)
  • ✅ Tu peux joindre des pièces jointes (PDF, photos, document Word) via la section Pièces jointes
  • ❌ Rien n'est encore envoyé — personne d'autre ne voit ton brouillon

Page détail brouillon — placeholder

5. Joindre des pièces (facultatif)​

Sous le contenu, la section Pièces jointes te permet d'attacher des fichiers — typiquement un PDF de la lettre signée par la Présidente, un formulaire d'autorisation parentale, une carte du lieu de camp.

Glisse-dépose le fichier ou clique Téléverser un fichier.

Pièces jointes — placeholder

6. Publier​

Quand tu es prêt(e), clique sur le bouton vert Publier dans la colonne Actions à droite.

Bouton Publier — placeholder

À ce moment précis :

  1. ✅ Le statut passe à Publié (ne peut plus être modifié — seulement archivé)
  2. ✅ Chaque destinataire reçoit une notification in-app dans sa cloche 🔔
  3. ✅ Chaque destinataire reçoit un email dans sa boîte (avec le logo officiel des Scouts du Sénégal en en-tête)
Une fois publié, c'est figé

Tu ne peux plus modifier une information publiée. Si tu veux corriger une erreur, tu peux :

  1. Archiver l'information publiée (elle disparaît des notifications)
  2. Créer une nouvelle information corrigée

Donc relis bien avant de publier.

7. Que voit le destinataire ?​

Dans l'app​

Le destinataire voit la nouvelle notification dans la cloche 🔔 en haut de la page (badge rouge avec le nombre de non-lues).

En cliquant dessus, il arrive sur la page détail de l'information.

Par email​

Le destinataire reçoit un email avec :

  • L'objet : [URGENT] Ton titre ou [Important] Ton titre ou directement Ton titre selon la priorité
  • L'en-tête institutionnel : logo des Scouts du Sénégal à gauche, badge SYGADES à droite
  • Un bandeau coloré si la priorité est Importante (orange) ou Urgente (rouge)
  • Le corps de ta lettre
  • Un bouton "Voir l'information" qui ramène dans l'app pour télécharger les pièces jointes

Email reçu — placeholder

8. Archiver une information​

Quand l'information n'est plus d'actualité (ex: après le camp, après la réunion), tu peux la marquer comme Archivée depuis la page détail.

  • Elle disparaît des notifications actives des destinataires
  • Elle reste consultable dans l'onglet Archivées de la liste
  • Tu peux la désarchiver plus tard si besoin

FAQ​

Qui reçoit la lettre si je coche "Périmètre" ?​

Tous les responsables actifs de ton groupe — c'est-à-dire toutes les personnes qui ont un compte actif et une affectation active dans ton groupe ou dans une de ses unités. Toi (l'auteur) est exclu automatiquement (tu reçois quand même la notif in-app pour confirmation).

Et les jeunes ? Ils reçoivent les lettres ?​

Pas encore. Aujourd'hui les lettres circulaires sont diffusées uniquement aux responsables (côté app admin et email). La diffusion aux jeunes arrivera avec la prochaine version de l'app mobile.

Je ne vois pas la case "Sous-périmètre" ni "Branche"​

Si ton groupe n'a qu'une seule unité ou si tu n'as aucune unité fille sous ton scope, ces options sont masquées car elles n'auraient pas de sens — le périmètre suffit.

Combien de pièces jointes je peux mettre ?​

Pas de limite stricte, mais reste raisonnable (max ~10 fichiers, max 25 Mo par fichier) pour que les destinataires puissent télécharger facilement.

Puis-je voir qui a reçu et qui a lu ?​

Pour l'instant : tu vois les cibles sur la page détail (badges verts) mais pas le détail "vu / non vu". Cette fonction arrivera dans une prochaine version.

Voir aussi​